Cheatsheet cho 1 cuộc họp thành công

Mỗi ngày trên thế giới có trung bình 11.5 triệu cuộc họp và 83 triệu người tham gia những cuộc họp. Và công ty nào, doanh nghiệp nào, cửa hàng nào cũng cần phải họp. Nhưng có bao nhiêu cuộc họp mà chúng ta tham gia hoặc tổ chức thành công ? Con số đó là rất ít. Và chúng ta lãng phí thời gian của nhau và theo 1 cách gián tiếp chúng ta lãng phí tiền bạc.

Mỗi cuộc họp thành công đều được lên kế hoạch và thực thi theo 1 cách bài bản. Dù bất kể bạn là ai ? Giám đốc, nhân viên thì bạn chắc chắn sẽ muốn biết làm sao họp hiệu quả. Những tips được chia sẽ dưới đây sẽ giúp bạn tổ chức những buổi họp thành công.

Trước khi họp

Lập lịch các buổi họp vào cùng ngày, thời gian trong tuần. Ví dụ cứ 3h chiều thứ 3 là báo cáo kế hoạch sales, 5h chiều thứ 6 là họp báo cáo chi nhánh.
Nếu không có vấn đề gì để trình bày thì nên huỷ bỏ nó,tránh vì lí do “hôm nay theo lịch là họp abc” mà bắt mọi người tốn thời gian.
Thời gian họp thì nên là từ 30p – 1h không nên nhiều hơn.
Xác định lí do của buổi họp là gì ? Báo cáo kinh doanh hàng tuần , Thông báo chiến lượcmới của ban lãnh đạo, Họp khẩn cấp xử lí điểm nóng, họp thảo luận tìm ra giải pháp kinh doanh ABC …
Lên chương trình về nội dung cuộc họp. Ví dụ : 15p đầu Sales báo cáo , 15p sau Marketing báo cáo , 15p sau đó Kỹ thuật báo cáo …
Xác định các thiết bị cần cho cuộc họp: Ipphone, máy chiếu, máy tính, phần mềm họp trực tuyến …
Xác định đúng những người cần thiết tham gia vào họp.
Xác định các tài liệu, báo cáo cần, ai cần làm và nếu có format, template mẫu thì gửi kèm cho họ
Viết email thông báo nhắc nhở, điện thoại, tin nhắn nhắc nhở về cuộc họp vào đầu ngày và trước khi họp tầm 30p – 1 giờ để đảm bảo mọi người đi họp đúng giờ.

Trong buổi họp

Tóm tắt lại những ý chính mà đã trao đổi thảo luận trước khi chuyển sang chủ đề mới
Chốt những vấn đề mà mọi người đã đồng ý trước khi chuyển sang vấn đề khác
Cần có 1 người ghi note lại nội dung của cuộc họp
Luôn lưu ý đến việc bắt đầu đúng giờ và kết thúc đúng giờ. Việc này sẽ tạo thành thói quen đúng giờ cho mọi người. Có thể nghĩ ra 1 số hình thức phạt vui cho mọi người như múa, chống đẩy hoặc tất cả mọi người đi muộn ôm nhau, nắm tay nhau nhảy lò cò.
Cần tuân thủ theo cấu trúc lịch trình cuộc họp đã định trước. Nếu có vấn đề mới phát sinh thì có thể tổ chức cuộc họp khác trừ khi nó là điểm nóng cần xử lí gấp
Khuyến khích mọi người đưa ra ý kiến
Đưa ra các công việc cần làm, chỉ định người cần làm, thời gian làm, deadline 1 cách rõ ràng

Chuẩn bị buổi họp tới

Xét rõ mục tiêu cho buổi họp sắp tới
Xét rõ yêu cầu cho buổi họp tới. Các công việc nào cần hoàn thành, báo cáo nào cần chuẩn bị
Yêu cầu người có nhiệm vụ ghi note gửi lại cho tất cả những người có liên quan
Thống nhất lại 1 lần nữa các nội dung đã được thông qua đồng ý
Tuyên dương những người đi họp đúng giờ và phê bình những người đi muộn 1 lần nữa

Leave a Reply Cancel reply