Những buổi họp dài đằng đẵng, tốn kém thời gian tiền bạc của tất cả những người tham gia vẫn đang diễn ra trong doanh nghiệp của chúng ta. Và tệ hơn là chúng ta “thoát khỏi” những cuộc họp như vậy cảm giác ểu oải, chán nản cho cả ngày làm việc còn lại.
Eric Schmidt đã chia sẽ những bí quyết để có thể tổ chức 1 cuộc họp trở nên hiệu quả nhất để mọi người có thể chia sẻ thông tin, thảo luận, tranh luận và ra quyết định trong cuốn sách ” How Google Works”.
1.Mỗi cuộc họp đều cần 1 người thủ lĩnh
Một buổi họp diễn ra giữa 2 nhóm với nhau và không có 1 người thủ lĩnh dẫn dắt để có thể ra những quyết định khó khăn thì sẽ ko có kết quả tốt.
Một người thủ lĩnh sẽ đóng vài trò “người ra quyết định” và nhiều khi cuộc họp đi vào bế tắc hoặc đi sai hướng họ sẽ lên tiếng để đưa mọi người trở về với đúng con đướng và đạt được mục đích của cuộc họp
2. Cuộc họp cần có mục đích và cấu trúc rõ ràng
Trong cuốn sách Eric Schmidt chia sẻ “những người thủ lĩnh yêu cầu tổ chức cuộc họp, đưa ra mục đích , nội dung rõ ràng , những người tham dự và chia sẻ agenda nếu có trước 24h ”
3. Chỉ họp khi nó thực sự cần thiết
Vì họp có nghĩa là chúng ta cần nghỉ làm công việc của mình để tham gia. Do đó sẽ lãng phí lớn nếu yêu cầu mọi người tham gia vào những cuộc họp ko có mục đích rõ ràng hoặc ko có mục đích được xác định trước.
4. Theo đúng agenda thời gian
Mọi người tham gia họp cần tuân thủ về việc tham gia họp đúng giờ và kết thúc cuộc họp đúng giờ tại sao ? Nếu 1 cuộc họp có 10 người tham gia, và chỉ vì 1 người đến muộn mà tất cả phải chờ 10 phút và tính nhẩm thì sẽ mất 90 phút và sẽ là tồi tệ nếu đó là thời gian của những thành viên trong ban giám đốc.
Và sẽ ra sao nếu chúng ta trễ hẹn với khách hàng đối tác chỉ vì kết thúc buổi họp trước đó trễ so với lịch trình
5. Một cuộc họp không nên có nhiều hơn 8 người
Chúng ta chỉ nên mời những người thực sự cần thiết tham gia vào buổi họp. Vì mỗi người sẽ có những tác động tới buổi họp và chúng ta cần những người đóng góp giá trị để tạo ra 1 buổi họp thành công.
Khi có quá nhiều người dẫn đến việc tranh luận dễ bị đi sai hướng, hoặc có quá nhiều ý kiến chẳng liên quan hoặc gây xung đột tranh cãi về vấn đề k đúng mục tiêu.
Vậy hãy mời những người thực sự cần thiết tham gia và buổi họp, đảm bảo là mỗi người tham gia họp sẽ đóng góp 1 thứ gì vào mục tiêu của của cuộc họp