Sử dụng những giải pháp họp/hội nghị trực tuyến đang trở nên phổ biến hơn trong những năm gần đây, tuy nhiên với nhiều người giải pháp này còn chưa quen thuộc.
Những lưu ý dưới đây phần nào sẽ giúp cho người dùng có một cuộc họp thành công hơn.
Hãy kiểm tra những tài liệu sẽ cập nhật hoặc được đưa ra trong buổi họp và đảm bảo là bạn cập nhật chính xác tài liệu mình mong muốn:
Những chức năng như: trình chiếu, viết bảng, nộp và báo cáo tài liệu…hỗ trợ cho người dùng các giải pháp họp trực tuyến có cuộc họp “ảo” nhưng vẫn mang lại những giá trị thực tế. Hãy kiểm tra lại chính xác những tài liệu của mình, hãy thử trình chiếu những tài liệu đó để chắc chắn rằng những tài liệu đó không bị lỗi định dạng hay bị vỡ khi trình chiếu. Cuối cùng hãy đảm bảo rằng mình đã gửi lên chính xác file tài liệu cho cuộc họp. Bạn sẽ không muốn bài thuyết trình của mình bị gián đoạn vì một file ảnh nào đó đã vô tình bị đưa lên thay vì file báo cáo công việc của mình.
Hãy kiểm tra thiết bị, chất lượng mạng trước khi tham gia buổi họp trực tuyến:
Sự thành công của một cuộc họp trực tuyến phụ thuộc rất nhiều vào và chất lượng mạng và các thiết bị liên quan như micro, camera.
CloudMERO là giải pháp họp trực tuyến có tích hợp tính năng Video Call Diagnostic giúp bạn kiểm tra chất lượng mạng, audio, video và webcam
Thông tin tham khảo: http://blog.cloudmero.com/2018/02/27/hay-kiem-tra-thiet-bi-chat-luong-mang-truoc-khi-tham-gia-buoi-hop-truc-tuyen/
Kiểm tra danh sách những người tham gia họp và phân quyền:
Không nên bỏ qua bước này. Bạn sẽ không muốn chợt giật mình và dừng cuộc họp của mình vì nhận ra bạn đã quên mời một số thành viên tham dự cuộc họp trực tuyến của mình.
Hỗ trợ người dùng trong vấn đề này, tính năng Tạo Cuộc Họp và tích hợp danh bạ của CloudMERO giúp người dùng mời người họp nhanh chóng và không bỏ sót thành viên.
Việc phân quyền trình chiếu, thư kí cho những người tham gia họp cũng không nên bị bỏ qua. Hãy làm việc trước với người sẽ cùng bạn thuyết trình để chắc rằng mọi thứ ăn khớp với nhau; cũng như phân quyền thuyết trình cho họ trong cuộc họp. Một tin nhắn cho người có nhiệm vụ ghi chép trước buổi họp để nhắc nhở chính bản thân và thư ký ghi nhớ việc ghi chép nội dung cuộc họp.
Hãy luyện tập:
Bất kể một cuộc họp dù trực tuyến hay không cũng nên luyện tập trước. Việc luyện tập giúp những người mới quen với đám đông, quen với cách tương tác cùng người tham gia, nhuần nhuyễn hơn với bản báo cáo và ý tưởng của mình. Với những người chuyên nghiệp thì bước luyện tập là thứ họ không bao giờ bỏ qua để chắc rằng mình sẽ không mắc sai sót nào cả.
Việc huy động một vài người bạn hay đồng nghiệp để giúp mình luyện tập không phải luôn dễ dàng; mọi người cũng bận rộn với công việc của họ. Họp trực tuyến lại khác, bạn bè và đồng nghiệp không cần rời khỏi chỗ mà vẫn có thể giúp bạn luyện tập tương tác, họ còn có thể đưa thêm gợi ý cho bạn hay giúp bạn chỉnh sửa vấn đề nào đó.
Hãy luôn sẵn sàng với mọi thứ, đúng là chẳng có ai biết trước điều gì sẽ xảy ra, nhưng việc sẵn sàng giúp bạn đối mặt với vấn đề và xử lý chúng sáng suốt nhất.