Cách chúng ta làm việc đang thay đổi. Với những văn phòng trên toàn cầu, những nhân viên làm việc từ xa và những chính sách cho phép làm việc ở nhà, điều này có thể sẽ làm tăng lên sự khó khăn để duy trì sự hợp tác vững chắc. Việc giải thích sai hay sự hiểu lầm trong các suy nghĩ có thể là nguyên nhân của những sự nhầm lẫn trong nhóm. Cảm ơn những vượt bậc trong công nghệ hội nghị, những lợi ích của họp trực tuyến/hội nghị truyền hình đang giúp chúng ta giải quyết những vấn đề đó. Những lợi ích của hội nghị truyền hình là khá dồi dào và có thể có một tác động khổng lồ trong việc làm thế nào để giao tiếp trong tổ chức của bạn.
Một số những lợi ích chính của hội nghị truyền hình/họp trực tuyến bao gồm:
Khả năng để kết nối bất kì đâu
Với sự linh hoạt của họp trực tuyến/hội nghị truyền hình, những người tham dự có thể dễ dàng tham gia hầu như từ bất kì đâu. Với chính sách của công ty “Mang theo thiết bị của chính bạn” (BYOD) đang có xu hứng tăng lên, các nhân viên có thể sử dụng chính những chiếc điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính xách tay của họ để kết nối với cuộc họp từ nhà hoặc trên đường đi. Làm cho việc kết nối với đội làm việc của họ dễ dàng hơn ở bất kì nơi đâu, giúp họ nâng cao khả năng làm việc với nhau và cộng tác.
Ra một quyết định nhanh hơn.
Thế giới đang chuyển động rất nhanh – và đối thủ của bạn cũng vậy. Khả năng kết nối với nhóm của bạn chỉ trong vài phút có thể làm nên một sự khác biệt khổng lồ. Giải quyết vấn đề, thảo luận nhóm, và ra quyết định theo một định dạng có hiệu quả như một cuộc họp thực sự. Viết ra bảng trắng những ý tưởng hoặc chia sẻ những nội dung tài liệu để giúp cho cuộc đối thoại sống động hơn. Một số nền tảng họp trực tuyến thậm chí cho phép cả hai bên được thay đổi trực tiếp.
Tiết kiệm chi phí và thời gian công tác.
Nói chuyện với những thành viên trong đội trên Toàn Cầu với sự thoải mái trên chính chiếc bàn của mình. Với những công nghệ tiên tiến nhất trong công nghệ họp trực tuyến/hội nghị truyền hình, cuộc gặp ảo không chỉ hiệu quả cho những người tham gia họp và còn có thể tiết kiệm được cả “đống” chi phí di chuyển. Chi phí hàng không, khách sạn, đồ ăn và chi phí thuê xe cộ có thể vượt xa chi phí cho một hệ thống hội nghị truyền hình hay họp trực tuyến. Di chuyển công tác thậm chí còn ảnh hương đến năng suất công việc của bạn. Hãy nghĩ đến thời gian bạn lãng phí khi bay và không thể giao tiếp. Đối với những nhóm được chia nhỏ, đặc biệt là những nhóm quốc tế, họp trực tuyến/hội nghị truyền hình có thể tăng đáng kể năng suất và giảm bớt thời gian lãng phí. Thời gian dành ra để đến cuộc họp có thể dùng cho các việc khác có lợi hơn cho công ty của bạn.
Giữ những nhân viên từ xa đồng bộ hóa
Giữ các nhóm trên toàn cầu có thể đồng điệu với nhau trở nên dễ dàng hơn nhiều với hội nghị truyền hình. Cuộc gọi thoại đơn giản cũng có thể có tác dụng, nhưng thêm vào hình ảnh, âm thanh và chia sẻ cả những nội dung thông tin công việc mang cuộc họp với các nhân viên từ xa trở nên chân thực hơn. Ngôn ngữ cơ thể và biểu hiện của gương mặt tăng mức độ kết nối và cho kết quả trong việc nâng cao tính liên kết trong buổi họp. Họp trực tuyến giữa nhóm hay cả công ty cũng mang lại cảm giác “một phần trong nhóm” cho các nhân viên từ xa. Các nhân viên làm việc từ nhà cũng sẽ cảm thấy được kết nối hơn với các nhóm nhân viên làm việc từ xa và mối quan hệ được thiết lập có thể giúp việc giữ tất cả mọi người trong “tầm nhìn”.
Thiết lập và duy trì văn hóa công sở
Văn hoá ngày càng trở thành yếu tố chính trong việc duy trì và thu hút nhân viên. Tạo ra và duy trì một văn hóa văn phòng với các nhân viên làm việc từ xa có thể trở nên khó khăn. Họp trực tuyến/hội nghị truyền hình giúp giúp hòa nhập những nhân viên từ xa với môi trường văn phòng vì vậy cả họ và các nhân viên làm việc trong văn phòng cảm thấy được sự kết nối tốt hơn. Trong họp trực tuyến/hội nghị truyền hình, mỗi cá nhân có cơ hội để tỏa sáng hơn và giúp củng cố thêm mối quan hệ với các đồng nghiệp. Những nhân viên mà một doanh nghiệp thuê là nhân tố quan trọng trong văn hóa doanh nghiệp. Nếu những nhân viên cảm thấy hạnh phúc và thể hiện điều ấy, điều này sẽ tạo ra một hiệu ứng rất tuyệt.
Điều cuối cùng…
Hội nghị truyền hình/họp trực tuyến thêm một yếu tố mới trong việc hợp tác. Có khả năng để nghe và gặp các thành viên nhóm của mình cải thiện giao tiếp rất nhiều. Biểu hiện gương mặt và ngôn ngữ cơ thể là những tác nhân chính trong việc giao tiếp thành công. Những người tham dự cũng chú ý nhiều hơn và tham gia vào cuộc thảo luận và ít có khả năng bị phân tâm bởi email hoặc những ảnh hưởng bên ngoài. Kết quả là, tăng năng suất, mọi thứ có xu hướng di chuyển nhanh hơn và người tham gia cảm thấy đồng bộ hơn với nhau và tổ chức.
(Biên tập và sưu tầm)
Nguồn: https://www.revolabs.com/about/revoblog/august-2017/why-videoconferencing-helps-teams-work-better