Dù đang trong kì nghỉ, nhưng bất ngờ phải tham gia một cuộc họp khẩn cấp khi đang đi du lịch là chuyện xảy ra khá thường xuyên.
Một số hướng dẫn viên du lịch vẫn hay thường kể rằng: không ít lần có thành viên trong đoàn phải trở về gấp để giải quyết công việc hoặc tham gia một cuộc họp đột xuất quan trọng. Nhiều trường hợp may mắn đổi được vé máy bay gần nhất để về kịp và phải chấp nhận chi trả khoản phí chênh lệch khá cao. Một số người không may mắn không thể đổi vé máy bay hoặc tàu xe kịp thời dù sẵn sàng mua lại vé với giá rất cao… Có trường hợp, dù đã đổi được vé mong muốn, nhưng không may cho họ khi chuyến bay của họ bị trễ chuyến, khiến họ không thể trở về đúng hẹn.
Giải pháp nào cho những cuộc họp đột xuất này?
Sử dụng giải pháp họp/hội nghị trực tuyến (họp online):
Giải pháp này sẽ hỗ trợ bạn đắc lực khi cần giải quyết những công việc đột xuất mà không cần phải vội vàng trở về công ty.
Để đảm bảo cuộc họp và công việc được diễn ra suôn sẻ hãy đảm bảo được những vấn đề như âm thanh, ví trí hay tín hiệu được đảm bảo:
- Sử dụng phòng họp/hội nghị của khách sạn mà bạn đang ở: phần lớn hiện nay các khách sạn từ 3 sao trở lên đều có phòng họp/hội nghị cho khách hàng.
- Sử dụng bàn làm việc và chính phòng nghỉ của bạn: trong trường hợp khách sạn không có phòng hội nghị hoặc phòng hội nghị đang được sử dụng; hãy quay trở về và sử dụng chính phòng nghỉ của mình. Nếu buộc phải sự dụng phòng nghỉ hãy đảm bảo cửa chính và cửa sổ được đóng kín để những âm thanh bên ngoài sẽ không làm ảnh hưởng cuộc họp của bạn
- Hãy chỉnh trang trang phục: dù công việc có thể rất gấp nhưng hãy lựa chọ trang phục chỉnh tềvà phù hợp. Sẽ khó để đồng nghiệp của bạn tập trung khi nhìn thấy bạn trong chiếc áo choàng tắm của khách sạn hay bộ cánh lòe loẹt như một vũ công ở lễ hội Carnival.
- Đừng sử dụng nhà tắm hay nhà vệ sinh: theo một số thống kê cho thấy có đến 17% những người từng tham gia cuộc họp trực tuyến sử dụng nhà tắm để tham gia họp. Đó thực sự là một lựa chọn tồi, có thể tính cách âm của nhà vệ sinh là tốt nhưng với thiết kế của không gian này sẽ khiến âm thanh của bạn bị vọng.
- Sử dụng tai nghe: việc sử dụng tai nghe sẽ giúp bạn tập trung, tiếp nhận âm thanh tốt hơn và hạn chế tác động của các âm thanh bên ngoài.
- Hãy tìm đến khu vực có wifi hoặc sử dụng dữ liệu di động: Trong trường hợp bạn không ở gần khách sạn mình ở, hãy cố gắng đến khu vực có wifi gần nhất như các tòa nhà lớn, trung tâm thương mại, nơi cung cấp wifi khá ổn định và miễn phí. Hoặc sử dụng dữ liệu di động (3G/4G/5G). Đây có lẽ cũng là một mách nhỏ cho bạn khi đi du lịch, hãy luôn đăng kí sim điện thoại có dữ liệu di động. Điều này có thể cứu bạn một bàn thua bất ngờ đó.
Chẳng ai biết chuyện gì có thể bất ngờ xảy ra cả, công việc có thể ập đến bất kì lúc nào kể cả khi bạn đang nghỉ ngơi. Vậy nên hãy luôn là người “đi trước”.